Privacy policy

Laatst bijgewerkt: 31 augustus 2026

Deze privacyverklaring geldt voor alle websites en diensten van 3rdbase B.V. Wij werken onder vier handelsnamen: palside (AI-medewerkers voor telefoon, WhatsApp en video), Monkey Lab (AI-videoproductie), Licensemeister (optimalisatie van Microsoft 365-licenties) en Prospectmeister (leadgeneratie). Waar hieronder "wij" staat, bedoelen we 3rdbase B.V.

Niet alles in deze verklaring geldt voor elke dienst. Per onderdeel staat waar het over gaat.

3rdbase B.V. Postbus 3005, 1801 GA Alkmaar KvK 37110047 · btw NL812936528B01 hello@3rdbase.nl · +31 85 303 7851

1. Twee verschillende rollen

Wij verwerken persoonsgegevens in twee rollen, en dat bepaalt bij wie je moet zijn.

Wij zijn zelf verantwoordelijk voor het bezoek aan onze websites, onze eigen contactformulieren, onze eigen klantadministratie en onze eigen marketing. Deze verklaring beschrijft dat.

Wij zijn verwerker wanneer wij in opdracht van een klant werken. Laat je een terugbelverzoek achter op een landingspagina, dan belt onze AI-medewerker je namens die klant: de klant bepaalt waarom, wij voeren uit. Hetzelfde geldt voor de gegevens die wij namens een klant verwerken in een videoproductie, een licentie-analyse of een leadcampagne.

Weet je niet zeker bij wie je moet zijn? Stuur je verzoek dan gewoon naar ons op hello@3rdbase.nl. Wij zoeken uit welke partij verantwoordelijk is, geven je verzoek door en koppelen naar je terug. Je hoeft dat niet zelf uit te vogelen.

2. Welke gegevens wij verwerken

Bij een bezoek aan onze websites

IP-adres, browsertype en -versie, bezochte pagina's, tijdstip en de pagina waar je vandaan kwam. Wij gebruiken het IP-adres ook om te herkennen welk bedrijf onze site bezoekt.

Als je een contact- of terugbelverzoek achterlaat

Naam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam en wat je zelf in het bericht zet.

Bij een telefoongesprek met een AI-medewerker

De audio van het gesprek, een uitgeschreven tekst, een korte samenvatting met de gemaakte afspraak, en de technische gegevens van de verbinding: nummer, tijdstip en duur.

Bij een gesprek via WhatsApp of chat

De berichten die je stuurt, inclusief wat je zelf aan gegevens deelt, en de technische gegevens van het kanaal.

Bij een videoproductie

De namen, beelden, stemmen en bedrijfsgegevens die in de opdracht worden gebruikt, en het materiaal dat de opdrachtgever aanlevert.

Bij een licentie-analyse

Gegevens uit de Microsoft 365-omgeving van de klant: gebruikersaccounts, toegewezen licenties en gebruiksgegevens. Wij gebruiken die uitsluitend om te adviseren over licentiegebruik.

Als je klant bij ons bent

Bedrijfs- en contactgegevens, inloggegevens, factuur- en betaalgegevens, en de gegevens die je zelf in ons systeem zet om de dienst in te richten.

3. Waarom, en op welke grond

Bij het opnemen van gesprekken is ons gerechtvaardigd belang kwaliteitsbewaking en het kunnen aantonen wat er is afgesproken. Je wordt er aan het begin van het gesprek op gewezen en je kunt bezwaar maken.

Wij verkopen je gegevens niet. Er worden geen besluiten over je genomen door een computer alleen.

4. Hoe lang wij het bewaren

De laatste termijn volgt uit de fiscale bewaarplicht. Alle termijnen worden automatisch afgedwongen door een dagelijkse opruimtaak; wij verwijderen niet met de hand.

Werken wij in opdracht van een klant, dan geldt wat met die klant is afgesproken. Is dat korter, dan houden wij de kortste termijn aan. Eindigt de overeenkomst, dan verwijderen wij alle persoonsgegevens van die klant binnen 90 dagen.

5. Wie het voor ons doet, en waar

Wij schakelen andere partijen in. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst.

Binnen de Europese Unie

Met doorgifte naar de Verenigde Staten

SCC staat voor de modelcontracten van de Europese Commissie (2021/914). DPF staat voor het EU-US Data Privacy Framework. Certificeringen en auditrapporten van deze partijen delen wij op verzoek.

Voegen wij een partij toe of vervangen wij er een, dan melden wij dat aan onze klanten minimaal 30 dagen vooraf. Verder delen wij gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht.

6. Doorgifte naar de Verenigde Staten

Een deel van de verwerking gebeurt in de Verenigde Staten. Dat geldt in het bijzonder voor het telefoongesprek zelf: de spraakherkenning, het taalmodel en de spraaksynthese draaien op Amerikaanse infrastructuur. Er is op dit moment geen Europese variant van die dienst die aan onze eisen voldoet. Wij schrijven dat liever op dan de indruk te wekken dat alles in Europa blijft.

Wat wél in Europa blijft: onze database, onze webhosting en de opslag van de gespreksopnames.

Voor elke doorgifte naar de Verenigde Staten gebruiken wij de modelcontracten van de Europese Commissie (SCC 2021/914). Waar een partij daarnaast is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework, staat dat hierboven vermeld.

Onze spraakleverancier bewaart niets. Retell AI verwerkt de audio op het moment van het gesprek en slaat geen opname, transcript of analyse op. Wij hebben die instelling bewust zo gezet. De enige blijvende kopie ligt bij ons: de opname bij Hetzner in Duitsland, het transcript in onze database in Frankfurt.

7. Dat je met een AI spreekt, en dat er wordt opgenomen

Alle gesprekken met onze AI-medewerker worden opgenomen. De AI-medewerker zegt aan het begin van het gesprek dat het om een AI gaat en dat het gesprek wordt opgenomen.

Wil je dat niet, dan kun je het gesprek beëindigen of vragen om een medewerker van vlees en bloed. Je kunt ook achteraf bezwaar maken tegen de opname.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Wij hebben zelf geen ISO 27001- of SOC 2-certificering. Onze leveranciers wel; die certificeringen delen wij op verzoek.

9. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage in je gegevens, op correctie, op verwijdering, op beperking van de verwerking en op overdraagbaarheid. Je mag bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Heb je toestemming gegeven, dan mag je die altijd weer intrekken.

Stuur je verzoek naar hello@3rdbase.nl. Wij reageren binnen een maand.

Gaat je verzoek over gegevens die wij in opdracht van een klant verwerken, dan mogen wij daar niet zelf over beslissen. Wij geven je verzoek door aan die klant en koppelen naar je terug, zodat je niet met lege handen staat.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Cookies

Wij gebruiken functionele, analytische en marketingcookies. Analytische en marketingcookies plaatsen wij alleen met je toestemming.

Welke cookies er precies staan verschilt per website. Het cookiebeleid van de site waar je nu bent, vind je onderaan deze pagina.

11. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of onze leveranciers veranderen. De datum bovenaan is de laatste versie. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij onze klanten per e-mail.

12. Contact

3rdbase B.V. Postbus 3005, 1801 GA Alkmaar hello@3rdbase.nl · +31 85 303 7851